¿Qué conviene revisar en un apartamento turístico entre una estancia y la siguiente?

Tres trabajos en uno: limpiar, revisar y reponer

Quien entra no sabe qué había antes; solo ve lo que encuentra. Por eso el cambio de estancia combina la limpieza con una revisión ordenada y la reposición de los elementos que el propietario o gestor ha definido. Hacerlo siempre en el mismo orden evita olvidos cuando el tiempo es justo.

Qué conviene dejar definido antes de empezar

Muchas dificultades de un cambio de estancia no vienen de la limpieza, sino de cosas que nadie había acordado. Antes del primer servicio, puede ser útil que propietario o gestor y servicio de limpieza tengan claro:

• Acceso y llaves: cómo se entra en el alojamiento, dónde se recogen y se dejan las llaves y qué hacer si algo falla.
• Ropa de cama y toallas: quién las gestiona, dónde se guardan las limpias y quién se encarga del lavado.
• Consumibles: cuáles deben reponerse y qué cantidad mínima debe haber disponible.
• Incidencias: cómo deben comunicarse, a quién y si deben documentarse con fotografías.
• Alcance del servicio: qué tareas forman parte del servicio habitual y cuáles necesitan autorización o acuerdo previo.
• Resultado de referencia: cómo debe quedar el alojamiento antes de cada nueva entrada.

Cuanto más estandarizado esté el funcionamiento, menos decisiones hay que improvisar durante cada cambio de huéspedes.

Un criterio único para cada cambio

Una idea sencilla que ayuda mucho son unas fotos de referencia de cómo debe quedar cada estancia: todos trabajan con el mismo criterio, aunque no sea siempre la misma persona. Se puede ir un poco más allá con una ficha breve por alojamiento que recoja:

• Fotografías de referencia y, cuando sea relevante, la distribución de camas, cojines o elementos decorativos.
• Cantidades mínimas de consumibles.
• Dónde se guardan la ropa limpia y el material.
• Instrucciones de acceso y funcionamiento de las llaves.
• Peculiaridades del apartamento (una cerradura que hay que girar de cierta forma, una persiana delicada...).
• Persona de contacto si se detecta una incidencia.

Ropa de cama y toallas

La ropa suele ser lo que más condiciona un cambio de estancia. Como punto de partida operativo, puede ser útil disponer de varios juegos completos por cama, para no depender de que una lavadora termine justo antes de la siguiente entrada. La rotación habitual funciona así:

• 1. Se retira el juego utilizado.
• 2. Se coloca directamente un juego limpio que ya estaba preparado.
• 3. La ropa utilizada entra en el circuito de lavado.
• 4. Cuando vuelve limpia, seca y doblada, pasa al stock disponible para futuros cambios.

Como referencia, en muchos casos unos tres juegos por cama facilitan bastante la operativa: uno en uso, uno limpio de reserva y uno en proceso de lavado. No es ningún estándar ni una cantidad adecuada para todos los alojamientos. Según el volumen y la rotación, puede hacer falta más stock si la lavandería es externa, si la devolución tarda, si hay mucha rotación, si se gestionan varios alojamientos o si a menudo hay textiles manchados o fuera de servicio.

Para las toallas, conviene dimensionar el stock según la capacidad real de huéspedes del alojamiento y mantener un margen de reserva.

Cuando aumentan los alojamientos y la rotación

Con un solo apartamento o pocos, a menudo basta con un sistema sencillo: ropa propia del alojamiento, algunos juegos de reserva, un espacio claramente identificado para la ropa limpia, lo limpio separado de lo sucio y un control básico del stock.

A medida que crece el número de alojamientos y las entradas son más frecuentes, suele ser más importante estandarizar: identificar la ropa por tamaño o por alojamiento para que no se mezcle, controlar el inventario, coordinar recogidas y devoluciones, unificar cómo se accede y cómo se comunican las incidencias, y dejar claro quién controla las faltas o los desperfectos.

No existe un único sistema correcto. Lo importante es que en cada cambio se sepa qué ropa hay disponible, qué se ha retirado, qué está en lavado y qué debe volver antes de la siguiente entrada.

Stock mínimo y reposición

No conviene descubrir durante el cambio de huéspedes que falta papel higiénico, bolsas, los productos acordados, toallas, sábanas, amenities u otros consumibles. Para evitarlo, cada alojamiento puede tener definido un nivel mínimo para cada elemento. Cuando un elemento baja de ese nivel, se comunica o se repone según el sistema acordado. Reponer según esa lista, y no a ojo, evita que cada vez alguien tenga que decidir cuánto es suficiente.

Revisión por zonas

Entrada y salón

• Suelo, sofá y cojines: restos, manchas, objetos olvidados.
• Mandos, interruptores y pomos, que se tocan constantemente.
• Información para el huésped visible y completa.

Cocina

• Electrodomésticos por dentro: nevera vacía, microondas y horno limpios.
• Vajilla y utensilios completos y limpios; revisar también lo guardado.
• Basura retirada y cubo limpio.

Dormitorios

• Ropa de cama y toallas cambiadas, sin excepciones.
• Debajo de la cama y dentro de los armarios: es donde aparecen los objetos olvidados.
• Almohadas y protectores en buen estado.

Baño

• Sanitarios, mampara, espejos y desagües, sin pelos ni cal.
• Reposición de papel, jabón y los consumibles acordados.

Terraza o balcón, si lo hay

• Suelo y mobiliario exterior limpios.
• Ningún resto de la estancia anterior.
• Presentación general ordenada y, cuando corresponda, puertas o cerramientos de acceso revisados.

Detectar y comunicar incidencias

Detectar una incidencia no significa necesariamente repararla. Una bombilla fundida, un grifo que pierde agua, un electrodoméstico que no funciona, un desperfecto o un objeto roto: la función del servicio de limpieza puede ser detectarlo y comunicarlo, y la reparación dependerá de lo acordado con el propietario o gestor. Lo importante es que el problema se detecte, siempre que sea posible, antes de que llegue el siguiente huésped.

Si hay algún desperfecto, puede ser útil fotografiarlo antes de limpiar, para que la imagen sirva al propietario o gestor. Una clasificación sencilla ayuda a decidir qué hacer:

• Incidencias que conviene resolver antes de la siguiente entrada.
• Incidencias que deben comunicarse pero no impiden la estancia.
• Reposiciones o faltas de stock.

En Cataluña, el Decreto 75/2020 de turismo establece que las viviendas de uso turístico deben estar amuebladas y equipadas para ser ocupadas de inmediato, en perfecto estado de higiene, y que el propietario o gestor debe garantizar un servicio de asistencia y mantenimiento. Una revisión bien hecha entre estancias ayuda a cumplir esa expectativa en el día a día.

Cuando la salida y la entrada son el mismo día

Si la salida y la entrada coinciden el mismo día, el margen de tiempo cambia la operativa: es todavía más importante tener el stock preparado, las tareas bien definidas y la coordinación hecha con antelación. El tiempo necesario varía según el tamaño, el número de huéspedes, la duración de la estancia y cómo se ha dejado el apartamento.

En cualquier caso, conviene terminar con un repaso final desde la puerta, mirando el apartamento como lo verá el huésped al entrar.

Si gestionas una o varias viviendas, en limpieza de apartamentos turísticos en Girona explicamos cómo nos coordinamos con el calendario de reservas. Si el apartamento se va a fotografiar para las plataformas, te puede servir la guía para preparar una vivienda antes de las fotos.