Què convé revisar en un apartament turístic entre una estada i la següent?

Tres feines en una: netejar, revisar i reposar

Qui entra no sap què hi havia abans; només veu el que troba. Per això el canvi d'estada combina la neteja amb una revisió ordenada i la reposició dels elements que el propietari o gestor ha definit. Fer-ho sempre en el mateix ordre evita oblits quan el temps és just.

Què convé deixar definit abans de començar

Moltes dificultats d'un canvi d'estada no vénen de la neteja, sinó de coses que ningú no havia acordat. Abans del primer servei, pot ser útil que propietari o gestor i servei de neteja tinguin clar:

• Accés i claus: com s'entra a l'allotjament, on es recullen i es deixen les claus i què cal fer si alguna cosa falla.
• Roba de llit i tovalloles: qui les gestiona, on es guarden les netes i qui s'encarrega del rentat.
• Consumibles: quins s'han de reposar i quina quantitat mínima hi ha d'haver disponible.
• Incidències: com s'han de comunicar, a qui i si s'han de documentar amb fotografies.
• Abast del servei: quines tasques formen part del servei habitual i quines necessiten autorització o acord previ.
• Resultat de referència: com ha de quedar l'allotjament abans de cada nova entrada.

Com més estandarditzat estigui el funcionament, menys decisions cal improvisar durant cada canvi d'hostes.

Un criteri únic per a cada canvi

Una idea senzilla que ajuda molt són unes fotos de referència de com ha de quedar cada estança: tothom treballa amb el mateix criteri, encara que no sigui sempre la mateixa persona. Es pot anar una mica més enllà amb una fitxa breu per allotjament que reculli:

• Fotografies de referència i, quan sigui rellevant, la distribució de llits, coixins o elements decoratius.
• Quantitats mínimes de consumibles.
• On es guarden la roba neta i el material.
• Instruccions d'accés i funcionament de les claus.
• Peculiaritats de l'apartament (un pany que s'ha de girar d'una manera, una persiana delicada...).
• Persona de contacte si es detecta una incidència.

Roba de llit i tovalloles

La roba és sovint el que més condiciona un canvi d'estada. Com a punt de partida operatiu, pot ser útil disposar de diversos jocs complets per llit, de manera que no calgui esperar que acabi una rentadora just abans de la següent entrada. La rotació habitual funciona així:

• 1. Es retira el joc utilitzat.
• 2. Es col·loca directament un joc net que ja estava preparat.
• 3. La roba utilitzada entra al circuit de rentat.
• 4. Quan torna neta, seca i plegada, passa a l'estoc disponible per a futurs canvis.

Com a referència, en molts casos uns tres jocs per llit faciliten força l'operativa: un en ús, un de net de reserva i un en procés de rentat. No és cap estàndard ni una quantitat adequada per a tots els allotjaments. Segons el volum i la rotació, pot caldre més estoc si la bugaderia és externa, si la devolució triga, si hi ha molta rotació, si es gestionen diversos allotjaments o si sovint hi ha tèxtils tacats o fora de servei.

Per a les tovalloles, convé dimensionar l'estoc segons la capacitat real d'hostes de l'allotjament i mantenir-ne un marge de reserva.

Quan augmenten els allotjaments i la rotació

Amb un sol apartament o pocs, sovint n'hi ha prou amb un sistema senzill: roba pròpia de l'allotjament, alguns jocs de reserva, un espai clarament identificat per a la roba neta, el net separat del brut i un control bàsic de l'estoc.

A mesura que creix el nombre d'allotjaments i les entrades són més freqüents, sol ser més important estandarditzar: identificar la roba per mida o per allotjament perquè no es barregi, controlar l'inventari, coordinar recollides i devolucions, unificar com s'accedeix i com es comuniquen les incidències, i deixar clar qui controla les faltes o els desperfectes.

No hi ha un sistema únic correcte. L'important és que en cada canvi se sàpiga quina roba hi ha disponible, què s'ha retirat, què és al rentat i què ha de tornar abans de la següent entrada.

Estoc mínim i reposició

No convé descobrir durant el canvi d'hostes que falta paper higiènic, bosses, els productes acordats, tovalloles, llençols, amenities o altres consumibles. Per evitar-ho, cada allotjament pot tenir definit un nivell mínim per a cada element. Quan un element baixa d'aquest nivell, es comunica o es reposa segons el sistema acordat. Reposar segons aquesta llista, i no a ull, evita que cada vegada algú hagi de decidir quant n'hi ha prou.

Revisió per zones

Entrada i sala

• Terra, sofà i coixins: restes, taques, objectes oblidats.
• Comandaments, interruptors i poms, que es toquen constantment.
• Informació per a l'hoste visible i completa.

Cuina

• Electrodomèstics per dins: nevera buida, microones i forn nets.
• Vaixella i estris complets i nets; revisar també el que està guardat.
• Escombraries retirades i cubell net.

Dormitoris

• Roba de llit i tovalloles canviades, sense excepcions.
• Sota el llit i dins dels armaris: és on apareixen els objectes oblidats.
• Coixins i protectors en bon estat.

Bany

• Sanitaris, mampara, miralls i desguassos, sense cabells ni cal.
• Reposició de paper, sabó i els consumibles acordats.

Terrassa o balcó, si n'hi ha

• Terra i mobiliari exterior nets.
• Cap resta de l'estada anterior.
• Presentació general endreçada i, quan correspongui, portes o tancaments d'accés revisats.

Detectar i comunicar incidències

Detectar una incidència no vol dir necessàriament reparar-la. Una bombeta fosa, una aixeta que perd aigua, un electrodomèstic que no funciona, un desperfecte o un objecte trencat: la funció del servei de neteja pot ser detectar-ho i comunicar-ho, i la reparació dependrà del que s'hagi acordat amb el propietari o gestor. L'important és que el problema es detecti, sempre que sigui possible, abans que arribi el següent hoste.

Si hi ha algun desperfecte, pot ser útil fotografiar-lo abans de netejar, perquè la imatge serveixi al propietari o gestor. Una classificació senzilla ajuda a decidir què fer:

• Incidències que convé resoldre abans de la següent entrada.
• Incidències que s'han de comunicar però no impedeixen l'estada.
• Reposicions o faltes d'estoc.

A Catalunya, el Decret 75/2020 de turisme estableix que els habitatges d'ús turístic han d'estar moblats i equipats per ser ocupats immediatament, en perfecte estat d'higiene, i que el propietari o gestor ha de garantir un servei d'assistència i manteniment. Una revisió ben feta entre estades ajuda a complir aquesta expectativa en el dia a dia.

Quan la sortida i l'entrada són el mateix dia

Si la sortida i l'entrada coincideixen el mateix dia, el marge de temps canvia l'operativa: és encara més important tenir l'estoc preparat, les tasques ben definides i la coordinació feta amb antelació. El temps necessari varia segons la mida, el nombre d'hostes, la durada de l'estada i com s'ha deixat l'apartament.

En qualsevol cas, convé acabar amb un repàs final des de la porta, mirant l'apartament com el veurà l'hoste en entrar.

Si gestiones un o diversos habitatges, a neteja d'apartaments turístics a Girona expliquem com ens coordinem amb el calendari de reserves. Si l'apartament s'ha de fotografiar per a les plataformes, et pot servir la guia per preparar un habitatge abans de les fotos.